Asiakirjojen julkisuuskuvaus
Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Pedersören kunta on tiedonhallintayksikkönä ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Tämän asiakirjan tarkoituksena on edistää hallinnon avoimuutta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Pedersören kunnan asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Tarkoituksena on myös toteuttaa julkisuuslakia ja palvella kuntalaisia selkeyttämällä ja helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten, että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Pedersören kunnan asiakirjarekisterit ja tiedonhallinta
Pedersören kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää metadataa asioista eli tietoja käsiteltävistä asioista ja tiedoista. Postikirja ja asiakirjarekisteri ovat rekistereitä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiakirjarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Pedersören kunnan tietohallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja rekistereihin sekä paperiaineistoon.
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vapaasti muotoiltu tietopyyntö toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköpostilla tai kirjepostilla, yhteystiedot löytyvät tekstin lopussa. Kunnan kirjaamosta saa tarvittaessa tietoja kunnan eri viranomaisista ja vastuuhenkilöistä.
Pedersören kunnan asiakirjoja koskeva tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Muita mahdollisia hakuperusteita ovat asian nimi, hanke, yritys, organisaatio tai henkilö, sekä ajankohta.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi postitse tai sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tiedot julkisista asiakirjoista tulee antaa mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjan ja asian ratkaisu vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan sovitun mukaisesti. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperisina. Paperitulosteista ja/tai käytetystä työajasta voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina voi tutustua Pedersören kunnan tiloissa.
Pedersören kunnan tietovarannot ja tietojärjestelmät
Tietovarannolla tarkoitetaan tietomateriaalin kokonaisuutta, jota käytetään viranomaisen tehtäviin tai muuhun toimintaan. Pedersören kunnan tietovaranto on kokonaisuus, joka koostuu tietojärjestelmistä sekä loogisesta ja fyysisestä varastoinnista. Näissä tietovarannoissa ja -järjestelmissä säilytetään niin henkilötietoja, joita GDPR koskee, kuin muuta dataa ja tietoja, joita Pedersören kunta käsittelee viranomaistehtävässään ja -palveluissaan.
Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa.
Pedersören kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Pedersören kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
Pedersören kunta hallinnoi useita tietovarantoja ja -järjestelmiä, joista keskeisimmät esitetään alla sektoreittain.
Yleishallinto:
Tietovaranto: Kunnan yleishallinto hoitaa lakisääteisiä tehtäviä, jotka liittyvät mm. eri sektoreiden asiakirja- ja datakäsittelyyn sekä hallintoon ja tukipalveluiden ohjaukseen. Hallinnon tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja esim. kunnanhallituksen ja -valtuuston päätösten valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat, sopimukset sekä tiedonhallinta-asiakirjat.
Tietojärjestelmä: asianhallintajärjestelmä, johon kuuluu postikirja/asiarekisteri, web-sovellus kokousasiakirjoja varten, väestörekisteri, luottamushenkilörekisteri, sidonnaisuusrekisteri, sopimusrekisteri.
Taloushallinto:
Tietovaranto: taloushallinnolle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. taloussuunnitteluun, tilinpäätökseen, rahoitushallintoon, kirjanpitoon, laskutukseen, maksuliikenteeseen, asiakasrekisteriin, toimittajarekisteriin, tilastoihin, sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan sekä IKT-palvelujen ja siivous- ja ruokapalvelujen hoitoon ja ohjaukseen.
Tietojärjestelmä: Taloushallinnon tietojärjestelmät kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille, laskutukselle ja pankkiyhteyksille sekä hankintojen kilpailutukselle.
Henkilöstöhallinto:
Tietovaranto: henkilöstöhallinnolle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen mm. henkilöstörekrytointiin, palvelusuhteen käsittelemiseen, matkalaskuihin, henkilöstörekisteriin, työaikaseurantaan, palkkahallintoon ja tulorekisteriin sekä muuhun henkilöstöhallintoon liittyviin asiakirjoihin.
Tietojärjestelmä: henkilöstöhallintojärjestelmä, rekrytointipalvelu, työaikaseurantaohjelma, asiakasrekisteri.
Kulttuuri- ja vapaa-aikasektori:
Tietovaranto: kulttuuri- ja vapaa-aikasektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. kirjastotoimintaan, kansalaisopiston toimintaan, kunnan hyvinvointipalveluihin, kulttuuripalveluihin, kulttuurin, liikunnan ja vapaa-ajan avustushakemuksiin sekä muiden yhdistysten avustushakemuksiin, kunnan nuorisotoimintaan sekä kunnan tilojen varauksiin.
Tietojärjestelmä: tilojen varausjärjestelmä, kirjaston lainaajarekisteri, asiakasrekisteri, lainaus, maksut ja tilastot, kansalaisopiston e-kurssisovellus.
Opetus ja kasvatus:
Tietovaranto: koulutuspalveluille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. esikoulutoimintaan, perusopetukseen, lukio-opetukseen sekä oppilas- ja opiskelijahallintoon ja koulukuljetuksiin.
Tietojärjestelmä: perusopetuksen ja lukio-opetuksen oppilasrekisteri, oppilas- ja opiskelijahallintojärjestelmä, opettajarekisteri, arviointirekisteri, ohjelma kodin ja koulun väliselle viestinnälle, koulupsykologi- ja kuraattoripalveluiden asiakasrekisteri, tietoa koulukuljetuksista (oppilas- ja palvelutuottajatiedot).
Varhaiskasvatus:
Tietovaranto: varhaiskasvatussektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. varhaiskasvatukseen, kunnan aamu- ja iltapäivätoimintaan sekä lasten kodinhoitotukeen.
Tietojärjestelmä: Lasten, huoltajien ja varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen sidosryhmien tietojen käsittelyyn liittyvä varhaiskasvatuksen ja esikouluopetuksen tietorekisteri, henkilöstörekisteri.
Tekniset palvelut:
Tietovarannot: tekniselle sektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. kaavoitukseen, kiinteistöihin ja alueisiin, tieverkostoon, rakentamiseen ja lupiin, rakennelmiin ja kunnallistekniikkaan, maa-alueiden ja tonttien ostoon ja myyntiin sekä ympäristönsuojeluun.
Tietojärjestelmä: rakentamiseen ja asumiseen liittyvä järjestelmä, kiinteistöhallinto, rakennuslupa- ja valvonta-asioiden käsittelyjärjestelmä, kiinteistörekisteri ja paikanninjärjestelmä, tieverkosto-, yksityisteiden ja yksityistietoimitusten rekisteri, ympäristönsuojeluviranomaisen lupa- ja valvontarekisteri.
Kallan ympäristöterveys:
Tietovarannot: ympäristöterveydenhuollolle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen elintarvikelain, terveydensuojelulain, tupakkalain, lääkelain 54 §:n ja eläinlääkintähuoltolain nojalla.
Tietojärjestelmä: valvonta-asioiden käsittelyjärjestelmä sekä eläinlääkintähuollon asiakastietojärjestelmä.
Tietojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tiedon antamisesta päättävä viranomainen
Tietopyyntö toimitetaan Pedersören kunnan kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaation sisällä oikealle henkilölle.
Posti: Pedersören kunta
Skrufvilankatu 2
68910 Pedersöre
Sähköposti: kirjaamo@pedersore.fi
Puh: 06-785 0111