Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Pedersören kunta on tiedonhallintayksikkönä ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Pedersören kunnan asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Tarkoituksena on myös toteuttaa julkisuuslakia ja palvella kuntalaisia selkeyttämällä ja helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.

Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti tietojen ajantasaisuuden takaamiseksi. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on julkaistu ruotsiksi 16.5.2024. Suomenkielinen kuvaus saadaan, kun palveluntarjoaja pystyy toimittamaan kuvauksesta rinnkkaiskieliversion. 

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vapaasti muotoiltu tietopyyntö toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköpostilla tai kirjepostilla, yhteystiedot löytyvät tekstin lopussa. 

Pedersören kunnan asiakirjoja koskeva tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Muita mahdollisia hakuperusteita ovat asian nimi, hanke, yritys, organisaatio tai henkilö, sekä ajankohta.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi postitse tai sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tiedot julkisista asiakirjoista tulee antaa mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjan ja asian ratkaisu vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan sovitun mukaisesti. 

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperisina. Paperitulosteista ja/tai käytetystä työajasta voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina voi tutustua Pedersören kunnan tiloissa.

Tietopyyntö toimitetaan Pedersören kunnan kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaation sisällä oikealle henkilölle.

Posti: Pedersören kunta
Skrufvilankatu 2
68910 Pedersöre
Sähköposti: kirjaamo@pedersore.fi
Puh: 06-785 0111