Person sitter med dator i famnen.

Anvisning för distansjobb

När du jobbar på distans (oavsett om det är hemifrån, på en affärsresa eller på tåget), måste det säkerställas att informationen inte missbrukas eller behandlas felaktigt under tiden. Det innebär bland annat kryptering av data, tillhandahållande av säkerhetsprogram (antivirus- och liknande program) samt till exempel ett insynsskydd på skärmen.

Här är några av de problem som vi bör vara medvetna om vid distansjobb:

Dataskydd och datasäkerhet

Arbetet på distans innebär en ökad risk eftersom det kan vara svårt både för den anställde och kommunen att veta när informationen eller data används felaktigt, och det blir ännu svårare att identifiera varför det skedde.

De flesta arbetstagare som jobbar på distans måste flytta information (eller enheter som kan komma åt den) till offentliga utrymmen. Det i sig öppnar risken för incidenter.

Incident

En incident är till exempel när känsligt material glömts på ett tåg, ett USB-minne som fallit ut ur någons ficka eller en bärbar dator som blivit stulen.

Även om det är svårt att utesluta att incidenter sker, så finns det ändå sätt att mildra skadan när en incident skett.  Även om en brottsling skulle komma över en kommunens enhet (en bärbar dator eller annan mobil enhet) så ska de ändå inte få tillgång till de känsliga uppgifterna som enheten har tillgång till.

Detta uppnås genom att enheten kräver inloggning eller PIN-kod för åtkomst, genom automatisk låsning av enheten vid inaktivitet samt kryptering av information som lagras antingen lokalt, på USB-minnen eller på extern lagringsmedia.

Kryptering skall även användas vid dataöverföring.

Dataöverföring

När information överförs från en plats till en annan (eg. när informationen hämtas och lagras på något fjärr-lagringsmedia som godkänts för ändamålet), då ska den krypteras för att skyddas från avlyssning. Kryptering tillåter endast godkända användare att få tillgång till hela datauppsättningen.

Integritet

För att skydda bärbara datorer eller andra mobila enheter från att missbrukas kan organisationer implementera programvara för att spåra enheternas plats, men det kan medföra problem med gällande dataskydds- och integritetsskyddslagar.

Personal som jobbar på distans kan hålla oregelbundna timmar och använda sina enheter av både arbetsmässiga och personliga skäl, så det är omöjligt att skilja mellan övervakning av arbetstagarens arbete och privatliv. Därför finns det ingen möjlighet att övervaka enheter utan att bryta mot den anställdes rätt till integritet.

Kommunens dataskyddspersonal är därför noga med att platshistorik inte registreras av kommunens programvara (för central hantering av datorer och mobila enheter). Enhetens aktuella plats kan dock registreras för att vid behov kunna lokalisera en stulen enhet.

Distansjobb utanför Schengenområdet

Distansjobb utanför Schengenområdet ställer alltid särskilda krav, kontakta därför dataskyddspersonal innan det blir aktuellt.