Opas etätyöskentelyyn

Distans-jobb

Kun etätyöskentelet (olisipa se kotona, liikematkalla tai junassa), on varmistettava, ettei tietoja sinä aikana käytetä väärin tai että niitä ei käsitellä väärin.

Tämä tarkoittaa muun muassa tietojen salausta, suojausohjelmien käyttöä (virustentorjunta- ja vastaavia ohjelmia) ja esimerkiksi tietosuojakalvoa näytöllä.

Alhaalla tietoa ongelmista, joista meidän tulisi olla tietoisia etätyöskentelyssä:

Tietosuoja ja tietoturva

Etätyöskentelemiseen liittyy lisääntynyt riski, koska sekä työntekijän että kunnan voi olla vaikea tietää, milloin tietoja käytetään väärin, ja on vielä vaikeampaa tunnistaa, miksi se tapahtui.

Valtaosa etätyöntekijöistä siirtävät tietoa (tai laitteita, joilla päästään siihen käsiksi) julkisiin tiloihin. Tämä itsessään avaa vaaratilanteiden riskin.

Välikohtaus

Välikohtaus tapahtuu esimerkiksi silloin kun arkaluontoista materiaalia unohtuu junavaunuun, kun jonkun taskusta on pudonnut USB-tikku tai kun kannettava tietokone varastetaan.

Vaikka välikohtauksia on vaikea eliminoida, on kuitenkin olemassa tapoja vähentää vahinkoa, kun vaaratilanne on tapahtunut. Vaikka kunnan laite (kannettava tietokone tai muu mobiililaite) joutuisi vääriin käsiin, voidaan kuitenkin estää ulkopuoliselta pääsy laitteelle tallennettuihin arkaluontoisiin tietoihin.

Tämä saavutetaan siten, että vaaditaan kirjautumiseen salasana tai PIN-koodi, laite lukittuu automaattisesti kun sitä ei käytetä ja tieto, joka tallennetaan joko paikallisesti, USB-tallennuslaitteille tai ulkoiselle tallennusvälineelle, suojataan salaamalla.

Salausta tulisi käyttää myös tiedonsiirrossa.

Tiedonsiirto

Kun tietoja siirretään paikasta toiseen (eli kun tiedot haetaan tai tallennetaan mille tahansa tarkoitukseen hyväksytylle etätallennusvälineelle), se on salattava, niin että se on suojattu salakuuntelulta. Salaus antaa vain valtuutetuille käyttäjille pääsyn koko tietojoukkoon.

Yksityisyyden suoja

Kannettavien tietokoneiden tai muiden mobiililaitteiden suojaamiseksi väärinkäytöksiltä ​​organisaatiot voivat ottaa käyttöön ohjelmistoja laitteiden sijainnin seuraamiseksi, mutta tämä voi aiheuttaa ongelmia nykyisten tietosuoja- ja yksityisyyslakien suhteen.

Etätyöskentelyssä työtunnit ovat usein epäsäännöllisiä ja laitteita saatetaan käyttää sekä työasioden että henkilökohtaisten asioiden hoitoon, joten työntekijän työn ja yksityiselämän seurantaa ei voida erottaa toisistaan. Siksi laitteita ei voi valvoa rikkomatta työntekijän oikeutta yksityisyyteen.

Kunnan tietosuojahenkilöstö seuraa sen vuoksi tarkasti, että kunnan (tietokoneiden ja mobiililaitteiden keskitettyä hallintaa varten asennetut) ohjelmistot eivät rekisteröi sijaintihistoriaa. Laitteen nykyinen sijainti voidaan kuitenkin rekisteröidä varastetun yksikön löytämiseksi tarvittaessa.

Etätyöskentely Schengen-alueen ulkopuolella

Schengen-alueen ulkopuolella etätyöskentelyssä on aina erityisiä vaatimuksia, ota siksi yhteyttä tietosuojahenkilöstöön jos asia tulee ajankohtaiseksi.